Contratos digitales: de tu plantilla Word a una firma trazable
Convierte el contrato que ya usa tu empresa en una plantilla reutilizable, completa los datos automáticamente, envíalo a firma y conserva el PDF con su evidencia.
El contrato deja de ser un archivo suelto
El módulo de Contratos conecta la información de la ficha del colaborador con todo el ciclo del documento: preparar, revisar, emitir, firmar, archivar y controlar su vigencia. Así no tienes que copiar nombres, documentos, cargos, sedes, fechas y sueldos cada vez que contratas a alguien.
Plantilla
Importa tu Word o crea el contenido con variables reutilizables.
Borrador
Kolabora completa los datos y te deja revisar cada cláusula.
Emisión
El representante confirma su identidad y firma por la empresa.
Firma
La persona lee, verifica su identidad y firma desde su portal.
Archivo
Ambas partes conservan el PDF sellado y su evidencia.
La idea clave: una plantilla no es todavía un contrato. El documento se vuelve individual cuando eliges a la persona y creas el borrador; al emitirlo, Kolabora congela el contenido y los datos exactos que verá el colaborador.
Antes de empezar: configura quién firma por la empresa
En Contratos → Configuración, registra el nombre, documento y cargo del representante legal, además de la dirección fiscal. Allí también puede dibujar su firma una sola vez. Kolabora usará esos datos en las variables de la plantilla y estampará la firma guardada cuando se emita cada documento.
También conviene revisar la ficha de cada colaborador. Para emitir, la persona necesita una cuenta activa en el portal; y cualquier dato que use la plantilla —por ejemplo dirección, cargo o sede— debe estar completo.
Crea una plantilla sin abandonar tu contrato actual
Importa tu Word
Sube un .docx o pega el texto completo. Menta conserva la redacción y detecta los datos que deben convertirse en variables.
Créala desde cero
Arma títulos, párrafos, cláusulas numeradas y listas con el editor de bloques.
Reutiliza variables
Inserta campos como nombre, documento, sueldo, fechas, cargo, sede y representante legal.
La importación es un punto de partida, no una publicación automática. Menta convierte el documento y tú revisas el resultado antes de guardarlo. Puedes editar el texto, reordenar bloques y comprobar en la vista previa dónde se completará cada dato.
Si administras un grupo empresarial, una plantilla también puede quedar disponible para las empresas del grupo. Las variables se resolverán con la razón social, el representante y los datos de la empresa que emita el contrato.
Cómo generar y enviar un contrato
Crea el borrador
Pulsa Nuevo contrato, elige al colaborador y la plantilla, y define la fecha de inicio. Agrega una fecha de fin cuando corresponda; si dejas el sueldo vacío, Kolabora usa el sueldo base de la ficha.
Revisa el documento ya completado
La vista previa reemplaza las variables con los datos reales. Todavía puedes ajustar fechas, sueldo y contenido. Si falta algún valor, Kolabora lo señala con una etiqueta y bloquea la emisión hasta que lo completes en la ficha, en Configuración o en el propio borrador.
Emite y firma como empleador
Al pulsar Emitir y enviar a firma, quien emite confirma su contraseña. Kolabora congela el contenido, registra la firma del representante, genera el PDF emitido y deja el contrato en estado Pendiente de firma.
El colaborador recibe el aviso
La persona ve una notificación en Kolabora y, si tiene correo disponible, también recibe un email. El documento aparece en Mis contratos dentro de su portal, separado de los contratos que ya firmó.
Cómo firma el colaborador
Primero debe recorrer el documento hasta el final. Solo entonces se habilita el botón de firma. La ceremonia comprueba su identidad en tres pasos y le permite expresar su aceptación de forma explícita.
Tres comprobaciones, una sola ceremonia
Contraseña
Confirma que eres tú
Código por correo
Verificación de 6 dígitos
Aceptación y firma
Declara, dibuja y confirma
La evidencia registra fecha, identidad, IP y navegador; el documento final recibe una huella SHA-256.
Si no está de acuerdo, puede rechazar el contrato y explicar el motivo. RRHH recibe el aviso, ve la observación y puede corregir el documento. Al guardar ese cambio, vuelve a borrador y puede emitirse de nuevo.
Qué queda guardado cuando ambas partes firman
Huella del documento
El PDF final recibe un hash SHA-256 que identifica exactamente la versión firmada.
Trazabilidad
Quedan registrados la reautenticación, el código verificado, las fechas, la IP, el navegador y la aceptación.
Una copia para cada parte
RRHH y el colaborador pueden consultar el PDF sellado; también queda en sus documentos del portal.
Kolabora además agrega el contrato firmado al historial laboral y conserva el documento como confidencial. Esta evidencia ayuda a mantener un expediente ordenado, pero no sustituye la revisión legal de la redacción ni las obligaciones laborales aplicables a tu empresa.
Después de la firma: vigencia, adendas y renovaciones
El tablero separa borradores, pendientes, firmados, rechazados y anulados. También muestra qué contratos están por vencer, para que el seguimiento no dependa de una hoja de cálculo paralela.
Revisión anticipada
Puedes hacer que el jefe directo reciba un formulario antes del vencimiento y alertar a RRHH si no responde a tiempo.
Renovación preparada
Desde un contrato firmado, crea un borrador con la misma plantilla y condiciones, listo para ajustar.
Cambios mediante adenda
Cuando cambia una condición, crea una adenda vinculada al contrato original y envíala por el mismo flujo de firma.
Un contrato ya firmado no se edita ni se elimina desde el módulo. Si necesitas cambiar sus condiciones, conserva el original y crea una adenda. Si el documento todavía está pendiente, puedes anularlo indicando el motivo y preparar uno nuevo.
Buenas prácticas para empezar
- Crea una plantilla por tipo de vínculo. Separa plazo indeterminado, plazo fijo, tiempo parcial, prácticas y locación cuando su redacción sea distinta.
- Completa los datos antes de emitir. Revisa la ficha, la cuenta de portal y la configuración del representante para evitar detenerte al final.
- Haz una prueba con una plantilla. Compara la vista previa y el PDF con el documento aprobado por tu asesoría legal antes de usarlo con todo el equipo.
- Activa la revisión de vencimientos. Define con cuántos días de anticipación debe opinar la jefatura y cuándo debe escalarse la falta de respuesta a RRHH.